Möte ang. ”Hjärtumsrundan” 2020-03-04 i Hjärtumsgården.
Till mötet kom 11 medlemmar, som är intresserade av att arrangera ett mopperace för Hjärtums moppedrev.
Vi bestämde att det som hittills varit arbetsnamn på moppeturen blev bestämt till just HJÄRTUMSRUNDAN.
Vi kommer att ha föranmälan till Hjärtumsrundan. De som anmält sig före 15/8 betalar 100:- i startavgift. Efteranmälan betalar 200:-. Alla som deltar i rundan betalar startavgift, även egna medlemmar.
Vid betalning, som sker på plats erhåller varje betalare ett startkort. Där finns regler för resan antecknade. Där finns också ”biljetter” för korv, bröd och dricka.
Vi delade upp olika ansvarsområden vilka jag redovisar nedan:
Matgrupp.
Denna grupp anskaffar diverse bröd, kaffe, the, korv och dricka. Vi måste också kunna brygga kaffe och grilla/koka korv.
Man får antingen lägga ut dessa pengar och mot kvitto få ersättning för detta efter racet. Ett annat sätt är att föreningen lämnar ut pengar i förskott.
Det kan innefatta sittplatser på Bondeström, ifall Bengt har möbler att låna ut. Vi får ju använda flyghangaren om det regnar.
Det bjuds på kaffe / the före start. Vid ”målgång bjuds 2xkorv med bröd samt burkdricka mot talong på startkvittot. Matgruppen ser också till att startkorten läggs i en låda för utlottning av priser, då talongerna är förbrukade.
I gruppen ingår: Gun Ekblom, Lena Ivarsson, Ingmarie Wernersson, Anette Olsson, Barbro Fagerberg.
En ekonomigrupp
Gruppen tar in startavgiften och lämnar ut startkort, samt redovisar kassan.
De tar även in alla kvitton.
Det kan hända att vi får ha flera personer här ifall det blir långa köer till betalningen.
Betalning sker via swish, 1230100016 eller kontant med svenska pengar.
Man antecknar manuellt namn på den som betalat på en lista, för att kunna redovisa kassan.
I gruppen ingår: Elon Hermansson, Marianne Hermansson
Lottgruppen.
Denna grupp ansvarar för utlottning av diverse vinster, samt ansvarar för ev sponsring.
Alla som vet någon som kan sponsra vår Hjärtumsrunda kontaktar gruppen för lotteriet.
De tar fram tackkort till sponsorer. De kan också ta fram ev. vandringspris och kriterier för detta. De kan också hjälpa matgruppen att ställa fram möbler.
De ansvarar även över ett ev. rövarheat på Bondeström.
I gruppen ingår: Roger Thoresson och ev. Bengt Sjöberg om han är hemma.
Väg-gruppen
Denna grupp lägger upp resväg, samt ansvarar för hur start skall ske. I grupper eller alla på en gång. De skyltmarkerar resväg, samt tar reda på var manuella vakter bör finnas. De beslutar om det skall vara speciell skyltning på dessa platser. Weiny Olsson kan fixa skyltar. De utser även föråkare och manuella vakter. De ser också till att skyltar hämtas och lämnas åter till Åsaka moppers. Kontakt där är Järker, tel 070-4366537. Det lär finnas ett 60-tal skyltar att låna.
Skamkärror ingår i väg-gruppen. Förslag finns på en Asquit Shire VAN. Den lastar 3 mopeder och har plats för 4 passagerare. Ytterligare en skamkärra kan plocka ner alla skyltar då racet passerat. De bör även ha med reservdunkar med bensin ifall någon kör torrt. Ägaren av mopeden häller själv på bensinen i sin moped. Vi talar om vilken blandning det är INNAN man får köpa innehållet i dunken.
Skamkärrorna kan även vara utrustade med första hjälpen-väskor. Då gäller det småsår och skrapsår. Vid större tillbud gäller tel. 112.
Väggruppen kontrollerar också om vi måste ha tillstånd från polisen för att genomföra Hjärtumsrundan.
Det finns 3 toaletter vid rastplats Öresjö. Behöver Trollhättans kommun tillfrågas för att vi skall få låna dem?
Skall djurägare utefter resvägen informeras? Jag har talat med hästägare, och de menar att djuren är vanda vid trafik om de har betesmark invid allmän väg. Gruppen får givetvis avgöra detta.
I gruppen ingår: Clashenrik Eriksson, Bert Ekblom, Åke Nordqvist, Weiny Olsson, Gunnar Ternstedt, Roland Andersson, Rune Tobiasson, Ulf Jansson, Lena Jansson, Hannu Lahti, Kenth Eriksson
Parkeringsgrupp
Denna grupp ansvarar för att vi kan parkera på ströms skola. Där finns en grusplan och parkeringsplats att tillgå. Vi måste ha tillstånd från skolan? eller kommunen.
Vi måste skylta vägen från parkeringen till Bondeström. Owe fixar skyltar för detta till gruppen.
I gruppen ingår: Föreslagna är Sven Erik Gustavsson, Rebecca Granlund,
Mediekontakt.
ALL mediekontakt sker med Lennart Wernersson. Han informerar också om de regler som står på våra startkort före start. Info ges endast på svenska. Vi behöver ha högtalare för att höras när info ges vid start. Bert kan ordna högtalaranläggning.
I gruppen ingår: Lennart Wernersson
Fotograf
Vi vill gärna ha en fotograf med så att vi får förevigat denna resa. Fotografen lägger upp sitt arbete efter eget tyckande.
I gruppen ingår: Gun-Inger Bengtsson är föreslagen.
Hustomte.
Vi skall ha en hustomte som gör allt det vi missat i vår planering. Det kan vara planering av starten på Bondeström, ordna parkeringar för personbilar, samt hjälpa matgruppen att göra smörgåsar. Detta är en allt i allo-person.
I gruppen ingår: Mats Börjesson
Startkorten
Det finns förslag framtaget för dessa. Texten kan vi redigera fram till åtminstone midsommar. Tänk till om det är något som skall ändras, och meddela detta i så fall till Owe.
Toaletter.
Vi behöver minst två ytterligare toaletter på Bondeström. Det finns en som vi kan låna av Bengt. Mats återkommer om ev. sponsring av 2 ytterligare bajamajor.
Intresserade medlemmar som vill delta som funktionärer:
De som anmälde sitt intresse på årsmötet var:
Bert Ekblom, Gun Ekblom, Owe Ivarsson, Roland Andersson, Rune Tobiasson, Sven Erik Gustavsson, Rebecca Granlund, Ulf Jönsson, Lena Jönsson, Ingmarie Wernersson, Lena Ivarsson, Roger Toresson, Mats Börjesson, Clashenrik Eriksson, Åke Nordqvist, Weiny Olsson, Barbro Fagerberg, Gunnar Ternstedt.
Övriga intresserade: Tord Wiklund, Hannu Lahti,
Närvarande 13/1 var:
Rune Tobiasson, Roland Andersson, Weiny Olsson, Mats Börjesson, Bengt Sjöberg, Gunnar Ternstedt, Barbro Fagerberg, Lars Fagerberg, Gun Ekblom, Ulf Jönsson, Bert Ekblom, Lennart Wernersson, Åke Nordqvist, Hannu Lahti och Owe Ivarsson.
Närvarande på mötet 4/3 var:
Roland Andersson, Owe Ivarsson, Mats Börjesson, Roger Toresson, Clashenrik Eriksson, Weiny Olsson, Anette Olsson, Rune Tobiasson, Bert Ekblom, Gun Ekblom, Lena Ivarsson, Lennart Wernersson.
Vid nästa månadsmöte den 1/4
går vi igenom alla grupper och hoppas då att allt är på plats. I alla fall så långt att vi kan börja ta emot anmälningar. Det har varit diskussion om hur många vi skall tillåta delta. Vi har redan 50 danskar föranmälda. Om vi stoppar vid 180 föranmälningar kan vi ju tro att totala antalet stoppar vid 200. Anmälningsavgift fram till 15/8 är 100:- per startande. Därefter är anmälningsavgiften 200:-. Alla betalar startavgift, även egna medlemmar.
Anmälan kan göras på olika sätt. Owe kan ta emot på telefon, eller om vi har annat sätt så kom med förslag.
Vid pennan, Owe